档案数字化事情如何谨防失泄密?

更新时间:2020-05-22 21:48:44作者:YWYF

档案数字化,是指使用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件资料和已归档生存的电子档案,系统组织成的具有有序结构的档案数字信息库。与纸质档案等传统介质的档案资料相比,数字化档案资料具有节约档案存储空间、缓解档案原件频繁使用磨损、提高信息检索速度、增强档案信息资源的开发和使用等方面的优势。近年来,档案数字化事情在党政机关推进较快,在发挥努力作用的同时,也袒露出治理上的宁静风险隐患。保密行政治理部门在案件查处事情中发现,部门机关单元在档案数字化事情中违反保密执法法例划定操作,导致失泄密案件时有发生。

档案数字化事情按流程可以分为生成、流转、存储、使用4个环节,其中存在许多共性的失泄密隐患。


一、档案数字化事情中常见的失泄密环节


1、生成环节:违规外包扫描


案例1:2014年10月,有关部门检查发现,某部档案治理系统服务器上存有大量涉密文件扫描件,档案室1台毗连互联网的盘算机存有该部涉密档案扫描文件。经查,2014年4月,负担该部档案数字化事情的甲公司事情人员何某,因担忧以前由乙公司(在甲公司之前接受委托卖力该部档案数字化事情)扫描整理的有关文件扫描件在新法式下读取遇到问题导致数据损坏,便私自将全部原始数据备份生存在了档案服务器的D盘上,准备运行正常后删除。2014年4月档案治理软件系统升级后,系统中的图片文件命名需重新举行统一后才气正常使用,何某在资助修改涉密扫描件文件名时,违规在毗连互联网盘算机上操作,且修改完成后忘记实时删除,导致泄密。案件发生后,有关单元对何某予以辞退,甲公司项目卖力人王某调离数字化项目组,职务降为副职,扣发3个月奖金;对该部保密办主任某通报品评,并取消当年评优资格。

评析:档案数字化事情多数是对纸质档案举行扫描加工,这项事情通常由档案治理部门外包给有关公司举行。这其中,外包公司是否具备处置惩罚涉密档案资料的相关资质、档案治理部门是否对数字化事情历程举行了全程监视治理、是否完整记载数字化事情的各个环节以备倒查,对于保密治理至关重要。上述案例中,正是档案治理部门未对外包公司举行保密审查和羁系,对数字化事情不闻不问,为最终的泄密埋下了隐患。


2、流转环节:档案数字化资料流转不挂号


案例2:2016年8月,有关部门在事情中发现,1份标注“秘密”的文件资料在某微信群中流传。经查,公布者系某省档案局服务人员孙某,该局在当年的档案数字化事情中,在对原始纸质档案资料举行拆封扫描的历程中,因现场事情人员的疏忽,未对档案的回复逐项检查,导致涉案文件落在数字化现场。孙某清理卫生时发现涉案文件内容与其儿子事情有关,遂将其拍成图片花样,发在家庭微信群中,造成泄密。案件发生后,有关部门对孙某作出辞退处置惩罚,给予该档案局数字化事情卖力人高某党内严重警告处分。

评析:档案数字化事情具有数量大的特点,往往需要多人同时举行,要求对原始档案的拆封和回复严格挂号造册,做好记载,交接历程也要认真举行清点,并出具相关手续。上述案例中,作为数字化事情卖力人的高某,未制定和实施严密的数字化事情宁静制度,原始档案的出库入库也未举行仔细检查,直至涉案文件被上传至微信群才名顿开。


3、存储环节:存储载体丢失


案例3:2015年12月,某市档案局事情人员在事情中发现,在对相关档案资料举行现场数字化事情竣事后,存储档案数据的1个移动硬盘下落不明,随即向上级档案局和该市国家保密局陈诉。经该省国家保密局对硬盘内的备份数据举行密级判定,硬盘存储的档案资料中包罗1份秘密级、1份秘密级国家秘密。案件发生后,有关部门对该档案局数字化加工厂所现场卖力人胡某、李某作出辞退处置惩罚,并在单元内部开展保密整改。

评析:上述案例袒露出有关档案部门保密事情缺乏全程性、跟踪性的问题,胡某和李某作为数字化加工现场卖力人,一方面未能妥善保管涉密移动硬盘,另一方面未对档案数字化事情场所的保密治理接纳相应措施,导致存储硬盘丢失后无迹可寻。提前安装监控录像设施、增强对收支档案数字化场所人员的检查,能够最大限度地制止此类案件的发生。


4、使用环节:违恢复制扩散


案例4:2002年12月,有关部门监控发现,两份秘密级档案资料通过互联网电子邮件被通报。经查,发件人系某州档案局职工李某,其挚友印某和刀某以要写论文为由,向李某索要有关方面的档案资料。李某使用职务之便,在档案局系统中找到7份相关档案资料(其中包罗2份秘密级国家秘密),并擅自导出至非涉密电脑,通过互联网电子邮箱通报给印某,随后印某转发给刀某,造成泄密。案件发生后,有关部门给予李某留党察看一年、行政记大过处分。

评析:上述案例一方面袒露出有的档案部门事情人员保密意识单薄、责任心不强等问题,另一方面也能看出数字化档案资料易于复制和流传、且不容易被监控的缺陷。与传统纸质等其他介质的档案资料一样,涉密的数字化档案资料同样应该被严格控制知悉规模,许多醉翁之意的人正是使用其形式虚拟化的特点,非但不尽职尽责对数字化档案资料举行妥善保管,反而“监守自盗”,以为没有实体档案的流转,就不会留下“罪证”。同时也提醒档案部门要建设后台治理机制,数字化档案资料的使用要“有迹可循”,并严格控制事情人员相关权限,堵住非法复制、流传的口子。


二、档案数字化泄密案件反映出的问题


1.事情人员缺乏“两识”。一是档案数字化事情人员缺乏基本的保密意识和知识,档案治理部门认为外包公司具备保密资质且只是暂时到场相关事情,仅对原始档案资料举行扫描归档不会出保密问题,未按要求对相关人员举行保密教育和提醒;外包公司人员则治理松懈,以追求利益最大化为目的。甲乙双方思想上的麻木大意,直接为最终的泄密埋下隐患。二是认知偏差,数字化档案资料是以二进制代码的形式存储在信息载体的,具有形式虚拟的特点,同时,复制和流传数字化档案资料简朴便捷,而且历程容易在盘算机技术的“掩护”下清除痕迹,有的档案部门事情人员错误地以为电子版的档案资料可以随便复制、共享使用,便“监守自盗”,造成国家秘密知悉规模扩大,最终导致泄密。

2.外包羁系严重缺位。档案数字化事情一般外包给专业公司举行,有的档案治理部门没有对有关公司资质、人员等信息举行审查,当起了“甩手掌柜”,既不划定数字化事情的场所,也不派专人或接纳安装摄像头等技术手段对数字化历程举行全程羁系,甚至对相关的数字化设备也不举行宁静检查,使国家秘密处于危险田地,随时可能失控,自认为“高枕无忧”,实则“危机四伏”。

3.结果流转“予取予求”。一是档案数字化历程中对于原始档案的治理,出库和入库、拆封和回复等环节没有交接手续,也不逐卷核对是否一一对应,不仅会给“有心之人”提供可乘之机,也倒霉于数字化效率的提升。二是完成数字化的档案资料在使用历程中,有的人随意复制和打印,缺乏完善的后台治理机制,没有建设相关台账,失事后做不到对数字化档案的操作“有迹可循”,为违规和泄密行为留下实施空间。


三、对增强档案数字化保密治理的警示


1.开展档案数字化专项保密教育。档案数字化事情中袒露出来的保密问题本质上是人的问题,只有使有关人员主观上认识到档案数字化涉及保密事情的重要性、掌握并践行保密事情的知识和技术,才气为档案数字化事情中扎紧保密的笼子、确保国家秘密宁静奠基坚实基础。要增强对档案数字化事情人员的宁静保密教育和技术培训,重点从档案数字化的重要性、常见的失泄密情形、保密治理要求等方面,联合生动的案例开展教育培训,确保相关事情人员树立强烈的保密意识,掌握基本的保密知识。

2.强化档案数字化全历程保密羁系。一是要根据国家档案局印发的《档案数字化外包宁静治理规范》要求,慎重选择外包公司开展数字化事情,涉及涉密档案资料的数字化必须在专门场所举行,加工厂所要安装监控设备,并派专人全程羁系。对于扫描仪、打印机等设备也要做好技术防范事情。二是对存储涉密数字化档案资料的盘算机等信息设备接纳物理隔离措施,并严格看守,克制接入互联网。三是对到场档案数字化事情的人员做好身份审核、挂号等事情,到场涉密档案数字化事情的人员还须具备涉密配景。对相关人员负担档案数字化事情的详细摆设要严格记载在案,确保羁系的可追踪性。

3.规范档案数字化结果治理。一是档案数字化事情中要做好交接手续,严格清点相关文件资料,确保不丢件、不错件。加工完成的数字化档案资料要认真整理、挂号后实时存入专用存储设备中。二是存储数字化档案的信息存储设备、系统要建设完善的后台治理机制,相关数字化资料的查阅、复制、打印等操作要有记载,做到“有据可查”。尤其是对于存储涉密数字化档案资料的存储设备要专机专用,克制移动存储介质随意插入,定期检查,数据的调取使用要严格推行审批流程,确保数据宁静。三是要增强对数字档案的宁静防护,严格区分数字档案涉密与非密,并定期举行检查。同时,根据《电子文件归档与治理规范》等有关制度,做好相关数字档案的备份事情。

泉源:《保密事情》

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